Den 41.: Začínáme automaticky rozdělovat režijní náklady na provoz firmy mezi zakázky

Samotný provoz firmy a kanceláří není zanedbatelnou položkou při plánování a vyhodnocování financí stavební firmy. V minulých dnech a týdnech jste začali všechny náklady evidovat v informačním systému. Na jakou zakázku vykazujete náklady na provoz firmy? Co kdybyste si vytvořili speciální zakázku s názvem "Provoz firmy" nebo "Kancelář" a všechny náklady, které nejsou na jednotlivé zakázky, evidovali na tuto speciální zakázku? V nastavení aplikace pak můžete určit, že tato speciální zakázka na provoz firmy a v ní uložené náklady se mají každý den rozpočítat mezi náklady probíhajících zakázek.

Příklad: Nákup notebooku. Vytvoříte v IS Fachman náklad 10 000 Kč -> Přiřadíte do zakázky "Provoz firmy" -> Schválíte -> Probíhají právě práce na 3 zakázkách -> 10 000 Kč se poměrově (podle velikosti zakázek) rozdělí mezi všechny 3 -> Do zakázky #1 se započítá 1 500 Kč, do #2 6 500 Kč, do #3 2 000 Kč.

1. Vytvořte si v sekci Zakázky -> Přehled zakázek a projektů nový projekt tlačítkem nahoře a pojmenujte ho například "Provoz firmy"
2. Aktivujte automatického rozdělení nákladů z projektu "Provoz firmy" mezi ostatní zakázky
   1. Dole v IS Fachman klikněte na Nastavení aplikace
   2. Přepněte se na záložku Nastavení nákladů
   3. U volby "Náklady vložené ke zvolené zakázce automaticky rozpočítávat jako režijní náklady k ostatním zakázkám" vyberte "Provoz firmy"
   4. Klikněte na Uložit změny
3. Každou noc ze náklady vložené do zakázky "Provoz firmy" rozpočítá (podle velikosti zakázek) mezi všechny aktivní zakázky v daný den
4. Zkontrolovat rozdělení nákladů můžete na stránce Fakturace -> Přehled dělení režijních nákladů
   1. Vyberte si období a klikněte na Zobrazit
   2. Vypíše se tabulka se všemi náklady z projektu "Provoz firmy" 
   3. Na konci řádku vidíte na jaké zakázky a v jakém poměru byl náklad rozdělen
   4. Pokud Vám rozdělení nákladu nevyhovuje
      1. Můžete kliknout na tlačítko Upravit
      2. V detailu pak vyberte možnost "Rozdělit tuto položku mezi zakázky ručně"
      3. Zobrazí se seznam zakázek
      4. Upravte rozdělení částek podle potřeby
      5. Pod výpisem zakázek vidíte kontrolní součet, ten Vám pomůže zkontrolovat, že jste rozdělení provedli správně
      6. Klikněte na Uložit změny
5. Podívejte se do detailu některé zakázky, do které se náklad na provoz rozpočítal (Zakázky -> Přehled zakázek a projektů)
   1. V koláčovém grafu Výsledek hospodaření se objeví nový úsek světle fialové barvy s titulkem Náklady na provoz firmy, uvnitř tohoto úseku najdete rozpočtenou částku.
   2. Rozpočtené náklady na provoz firmy tedy ovlivňují ziskovost zakázky a tím pádem případné motivační odměny stavbyvedoucím, o těch ale příště :)

TIP:
Pokud na některou zakázku nechcete rozpočítávat náklady na provoz firmy, v jejím detailu (Zakázky -> Přehled zakázek a projektů) se přepněte do záložky Finanční limity a odměny a zaškrtněte volbu "Na tuto zakázku nerozpočítávat režijní náklady"