Den 57.: Začněte průběh řešení poptávky evidovat uvnitř IS Fachman

Jakmile evidujete vzniklé poptávky v IS Fachman, je jedno jestli pomocí automatických propojení a integrací nebo je asistentka vkládá do informačního ručně, můžete začít evidovat jejich průběh. Obchodní zástupci tak veškerou aktivitu evidují k jednotlivým poptávkám. Firma má tak přehled o průběhu řešení jednotlivých poptávek, evidují se kdy a o čem se v rámci poptávky se zákazníkem jednalo a nebo na kdy je další kontakt naplánován. Obchodní zástupce si může do kalendáře automaticky naplánovat další kontakt nebo zadávat úkoly pro back-office, například úkol na přípravu smlouvy, apod.

1. V horním menu klikněte na Zakázky -> Poptávky, přejděte do detailu některé Poptávky
2. Do políčka v sekci Komentáře zapište např.: "Kontaktoval jsem zákazníka, zaslal jsem mu první cenovou nabídku." a klikněte na talčítko "Vložit komentář"
   1. Kdykoliv obchodní zástupce bude v kontaktu se zákazníkem, zapíše mezi komentáře o čem jednání se zákazníkem bylo, jeho otázky nebo problémy a zapíše závěr jednání, příklady:
      1. "Volal jsem se zákazníkem, dohodli jsme se na schůzce, potřebuje obhlédnout střechu."
      2. "Kontaktoval jsem zákazníka e-mailem, zda nepotřebuje upravit zaslanou cenovou nabídku."
      3. "Zákazník mě kontaktoval že cenová nabídka je vysoká, nabídl jsem mu slevu."
      4. ...
3. V sekci "Naplánovat další kontakt v budoucnu" zkuste zvolit nějaký datum, do políčka Poznámka zapište například "domluveno předání smlouvy" a klikněte na tlačítko "Naplánovat"
   1. Kdykoliv obchodní zástupce plánuje kontaktovat zákazníka v budoucnu, zapíše datum a důvod, příklady:
      1. "Obhlídka na místě"
      2. "Podpis smlouvy"
      3. "Připomenout se v budoucnu"
4. U naplánovaného kontaktu na konci řádku klikněte na "vytvořit úkol", zkontrolujte znění úkolu, zařaďte jej do projektu a klikněte na tlačítko Vytvořit úkol. Plánovaná schůzka se zařadí mezi úkoly a zapíše do kalendáře.
5. V detailu poptávky v sekci Související úkoly klikněte na tlačítko "Přidat související úkol"
   1. Do políčka "Název úkolu" vepište například "Připravit smlouvu"
   2. Do políčka "Popis úkolu" vepište například "Zákazník schválil CN, prosím o přípravu smlouvy."
   3. Vyberte některý z projektů
   4. Přiřaďte někomu, kdo smlouvu má připravit
   5. Zadejte Termín dokončení (to by mělo být několik dní před podpisem smlouvy)
   6. Klikněte na tlačítko "Vytvořit úkol"

Obchodní zástupce tak může evidovat u poptávky všechny:

• jednání s klientem a zápisy z nich
• plánovat si do kalendáře budoucí kontakt s klientem
• evidovat a vytvářet úkoly související s danou poptávkou
• soubory s cenovými nabídkami a jiné související dokumenty

V okamžiku, kdy obchodní zástupce má řešit desítky poptávek současně, důkladná evidence všeho je nutná nejen pro efektivní řešení poptávky, ale usnadní také sdílení informací a sledování průběhu a závěru jednání napříč celou firmou.